Kịch bản gọi điện trong tuyển dụng trong Doanh nghiệp

Trên thực tế, những phương pháp phổ biến mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các tổ chức đang trong giai đoạn khởi nghiệp đã sử dụng dường như đem lại chưa cao đối với công tác tuyển dụng nhân lực. Mặt khác thì vẫn có một số công ty nhỏ vẫn có thể thu hút nhân tài, điều gì đã giúp họ là được việc đó?

 
1. Đặt vấn đề
Doanh nghiệp (DN) vừa và nhỏ ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với quá trình phát triển nền kinh tế nước ta, đặc biệt trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay. Sau 20 năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước, các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam đã có bước phát triển mạnh với số lượng tăng rất nhanh, góp phần quan trọng vào việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tạo việc làm, làm cho nền kinh tế năng động và hiệu quả hơn, từng bước nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống nhân dân.
Tuy nhiên, do xuất phát từ quy mô nhỏ, nguồn vốn và lao động hạn chế, năng lực cạnh tranh yếu,…. nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp nhiều thiệt thòi hơn so với các doanh nghiệp lớn của Việt Nam cũng như các doanh nghiệp nước ngoài, và đặc biệt trong việc tuyển dụng nhân viên có năng lực và trình độ. Đặc biệt hơn, với các công ty đang trong giai đoạn khởi nghiệp thì vấn đề này lại càng là điều mà các tổ chức quan tâm nhiều hơn. Để tuyển được một nhân viên thì nhà tuyển dụng phải trải qua một quá trình có nhiều giai đoạn khác nhau, giai đoạn thu hút, giai đoạn tuyển chọn, giai đoạn thử việc, giai đoạn giao kết…Vậy để có được một nhân viên có năng lực cao, phù hợp với mỗi một tổ chức thì công tác thu hút nhân lực là khâu đầu tiên cần phải làm tốt. Hiện nay, các công ty vừa và nhỏ cũng như những tổ chức đang trong giai đoạn khởi nghiệp đã và đang sử dụng rất nhiều các phương pháp khác nhau nhằm mục đích thu hút nguồn nhân lực tiềm năng đến tham gia ứng tuyển vào các vị trí việc làm trong tổ chức của họ như đăng tin quảng cáo, sử dụng các trang tìm việc, sử dụng mạng xã hội để tiếp cận ứng viên, thông qua trung tâm giới thiệu việc làm, hay tiếp cận ứng viên qua điện thoại (telesales) cũng là một phương pháp mà hiện nay nhiều doanh nghiệp có quy mô tương tự sử dụng,… Nhưng trên thực tế, những phương pháp phổ biến mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các tổ chức đang trong giai đoạn khởi nghiệp đã sử dụng dường như đem lại chưa cao đối với công tác tuyển dụng nhân lực. Mặt khác thì vẫn có một số công ty nhỏ vẫn có thể thu hút nhân tài, điều gì đã giúp họ là được việc đó? Bài viết này, tôi xin trình bày một phương pháp thu hút nguồn nhân lực mới trong quá trình tuyển dụng nhân lực, đó là “Ứng dụng kịch bản gọi điện trong tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp”.
 
2. Nội dung
2.1. Cơ sở lý luận của phương pháp

Đối với công tác tuyển dụng nguồn nhân lực bằng nguồn ứng viên bị động trong tổ chức thì nhà tuyển dụng là những người đem sự hấp dẫn của công việc, điều kiện làm việc, chế độ thăng tiến của công ty để quảng cáo, truyền tải đến người lao động, đó là công cụ chính của nhà tuyển dụng khi tiếp cận người lao động, những ứng viên tiềm năng có nhu cầu về những vị trí việc làm là những người lĩnh hội thông tin, cân nhắc khả năng của bản thân để rồi quyết định có tham gia ứng tuyển với tổ chức đang hướng đến mình hay không. Hoạt động này có thể coi giống như một quá trình bán hàng mà sản phẩm mà nhà tuyển dụng bán cho người lao động có nhu cầu tìm việc đó chính là sự hấp dẫn của công việc, điều kiện làm việc và chế độ thăng tiến của công ty. Mặc dù, nhìn vào vấn đề thì có thể có rất nhiều chiều hướng nhận định khác nhau, nhưng trong khuôn khổ bài viết này, tôi xin phép được giả định rằng người bán hàng là nhà tuyển dụng. Từ nhận định ban đầu về công tác tuyển dụng như vậy, tổ chức chúng tôi, một công ty còn non trẻ, chuyên đào tạo cho các doanh nghiệp khác về lĩnh vực bán hàng, setup doanh nghiệp đã ứng dụng một lý thuyết rất mới dành cho bán hàng là mô hình :” Người bán hàng thực tiễn” vào công tác tuyển dụng nhân lực để chúng tôi có thể xây dựng lên một “Kịch bản gọi điện trong tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp” và sử dụng nó trong công tác thu hút ứng viên tiềm năng đến tham gia ứng tuyển vào các vị trí việc làm của công ty chúng tôi. Chúng tôi nhận thấy rằng, phương pháp này đã và đang đem lại hiệu quả cao hơn rõ rệt so với các phương pháp thu hút nguồn nhân lực khác phổ biến mà bản thân tổ chức chúng tôi và các tổ chức có quy mô tương tự đã và đang sử dụng. Chính vì thế, tôi xin được trình bày cơ sở và cách thức để xây dựng “Kịch bản gọi điện trong tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp” như sau.
Trước hết, chúng ta cần hiểu “kịch bản gọi điện trong tuyển dụng” là gì? Thật vậy, đó là một quá trình diễn biến tâm lý của nhà tuyển dụng và ứng viên có nhu cầu tìm việc trong một cuộc đối thoại qua điện thoại di động bàn các vấn đề liên quan đến vị trí công việc như mức độ hấp dẫn của công việc, điều kiện làm việc và khả năng thăng tiến của nhân viên khi ở trong vị trí công việc đó.
Kịch bản được xây dựng dựa vào nghiên cứu: “Người bán hàng thực tiễn” dành cho hoạt động bán hàng của các cá nhân và tổ chức. Chính vì thế, khi xây dựng kịch bản gọi điện trong tuyển dụng thì sẽ kế thừa 3 mệnh đề bán hàng và các bước bán hàng của mô hình và ta sẽ có cơ sở lý luận của “Kịch bản gọi điện thực tiễn trong tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp” như sau.
2.1.1. Ba mệnh đề trong tuyển dụng
a. Quan tâm thực sự đến ứng viên

Thu hút nguồn nhân lực là quá trình nhà tuyển dụng tìm kiếm và đưa những ứng viên có nhu cầu tìm việc từ lực lượng lao động trong xã hội đến ứng tuyển vào vị trí việc làm trống trong tổ chức. Khi hiểu quá trình này 1 cách đơn giản đó là một hoạt động trao đổi giữa nhà tuyển dụng và người lao động về một công việc thì dường như nó đã chưa đem lại hiệu quả cao vào công tác thu hút nguồn nhân lực trong quá trình tuyển dụng. Nó chỉ là việc đến hoặc không của ứng viên sau cuộc trao đổi, tỷ lệ này là 50:50. Nhưng khi nhà tuyển dụng coi ứng viên như người thân thì tỷ lệ kia sẽ là một con số khác và chắc chắn khả năng ứng viên đến tham gia sẽ cao hơn. Bởi vì, khi nhà tuyển dụng thật tâm coi ứng viên như là người thân thì việc tự nguyện đem đến những điều tốt đẹp nhất cho đối tác của họ như công việc tốt, môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, khả năng thăng tiến cho vị trí công việc chắc chắn có và cao, cùng với nó là sự hỗ trợ trong công việc và cuộc sống sẽ hiển nhiên xảy ra, điều này bước đầu sẽ được thể hiện qua thái độ của nhà tuyển dụng trong cuộc gọi điện trao đổi đến ứng viên có nhu cầu ứng tuyển mà ứng viên cảm nhận rõ rệt bằng cảm giác của bản thân họ. Khi tạo được niềm tin bất diệt bằng sự cảm nhận được những ấn tượng tích cực thì ứng viên đến tham gia ứng tuyển nâng cao hiệu quả tuyển dụng là điều dễ dàng sẽ xảy ra.
b. Tuyển dụng đúng nhu cầu của ứng viên
Trong bán hàng, việc tìm hiểu và bán đúng những gì mà khách hàng mong muốn là một công việc quan trọng và quyết định đến việc người bán hàng có bán được sản phẩm cho khách hàng để thu lợi ích về hay không. Trong tuyển dụng nguồn nhân lực cũng có thể hiểu với ý nghĩa tương tự. Việc xác định xem, mong muốn thật sự của ứng viên là gì là công việc cần thiết và quan trọng để nhà tuyển dụng biết rằng mình có hợp tác với ứng viên được hay không. Ở đây, tồn tại hai loại nhu cầu của ứng viên là nhu cầu có sẵn và nhu cầu gợi mở. Nhu cầu có sẵn là những nhu cầu mà tổ chức có thể đáp ứng được ngay sau khi tìm hiểu mong muốn của ứng viên ví dụ như ứng viên mong muốn một công việc thú vị, phù hợp với năng lực và sở thích của bản thân, môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, đầy tính hỗ trợ, triển vọng nghề nghiệp thể hiện ở lộ trình thăng tiến cũng là một trong những nhu cầu mà đa số các ứng viên đều hướng tới…Những nhu cầu đó với một công ty trẻ, năng động nói chung và tổ chức đang trong giai đoạn khởi nghiệp nói riêng thì đa số đều có thể đáp ứng được ngay. Tuy nhiên, đây là phương pháp dành để thu hút ứng viên bị động, nhiều người có nhiều hơn một lựa chọn về các vị trí việc làm nên đôi khi nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểu được những nhu cầu gợi mở từ ứng viên. Nhu cầu gợi mở là những nhu cầu của ứng viên mà nhà tuyển dụng chưa thực sự có thể đáp ứng được ngay. Ví dụ, khi trao đổi ứng viên cảm thấy không thích cái lĩnh vực mà công ty đang hoạt động, ứng viên đang muốn và tìm một công ty có lĩnh vực hoạt động khác phù hợp với sở thích và năng lực của bản thân hay động cơ của ứng viên chưa phù hợp với nhu cầu của tổ chức thì đây là điển hình những nhu cầu gợi mở của ứng viên. Điều này, sẽ được nhà tuyển dụng đáp ứng bằng việc giới thiệu hồ sơ của ứng viên đến các đối tác thành viên hoạt động trong lĩnh vực mà ứng viên đang mong muốn và những công ty đối tác khác có thể đáp ứng ngay được động cơ của ứng viên khi đi tìm việc. Như vậy, việc ứng viên qua tham gia ứng tuyển là điều chắc chắn xảy ra.
c. Khẳng định khả năng đáp ứng đúng nhu cầu ứng viên
Đây là một mệnh đề nói đến việc tạo niềm tin bất diệt của nhà tuyển dụng đối với ứng viên. Nhận thức được, niềm tin là nền tảng của tất cả các vấn đề nên trong tuyển dụng, cần phải rõ ràng, trung thực. Dù mục tiêu cuối cùng là thu hút nhiều nhất ứng viên đến với tổ chức để có thể tìm được những cá nhân phù hợp nhất song không vì thế mà doanh nghiệp đưa ra những điều kiện không thực tế hay trái với những gì mà tổ chức đã hứa có thể đáp ứng cho nhân viên của mình. Với tổ chức, khi đã đề cập tới mức lương, điều kiện làm việc hay cơ hội thăng tiến trong tương lai .v.v cho người lao động trong quá trình tuyển dụng thì điều đó phải chắc chắn thành hiện thực khi họ làm việc tại tổ chức. Đó là cơ sở để thu hút và giữ chân nhân tài với tổ chức.
2.1.2. Các bước thu hút nguồn nhân lực
a. Lắng nghe

Đây là bước đầu tiên của quá trình thu hút nguồn nhân lực, rất quan trọng vì là giai đoạn cuốn ứng viên vào vấn đề mà mình sắp truyền tải. Với mục tiêu để ứng viên lắng nghe, nhân viên tuyển dụng cần gây sự chú ý với ứng viên bằng việc ăn mặc trang phục chỉnh tề vì khi khoác trên mình bộ quần áo chỉn chu thì bản thân nhà tuyển dụng sẽ có một phong thái nghiêm túc từ đó sẽ có một tâm thế tự tin, tươi tắn, cởi mở từ trong tâm để lắng nghe những mong muốn của ứng viên và truyền tải thông tin đến ứng viên một cách có thiện cảm nhất. Ngoài ra, cần chú ý đến cách xưng hô với ứng viên, đây cũng là một nhân tố làm gây sự chú ý của ứng viên đối với vị trí công việc rất nhiều.
b. Bước 2: Tìm hiểu nhu cầu ứng viên
Một trong những điều làm nên thành công trong bán hàng đó là biết trước được khách hàng muốn gì. Tương tư như vậy trong công tác tuyển dụng nguồn nhân lực, việc tìm hiểu và biết trước được ứng viên mong muốn điều gì ở vị trí việc làm này là một công việc quan trọng ảnh hưởng đến việc mình có thu hút được ứng viên tiềm năng hay không? Đối với một ứng viên thông thường họ có mong muốn rất cụ thể về công việc, khi tìm hiểu thì biết rằng họ muốn một công việc phù hợp với sở thích và năng lực của họ, họ muốn một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp để họ có được cơ hội học hỏi, họ muốn có lộ trình thăng tiến rõ ràng để được phát triển bản thân trong tương lai.
c. Bước 3: Khẳng định khả năng đáp ứng đúng nhu cầu ứng viên
Khi thăm dò và thấu hiểu được mong muốn thực sự của ứng viên thì nhà tuyển dụng cần cân nhắc lại nguồn lực của mình có đủ đáp ứng nhu cầu của ứng viên hay không? Động cơ của ứng viên có phù hợp với định hướng mà tổ chức mình muốn hướng đến hay không? Nếu thấy được sự đáp ứng được nhu cầu của ứng viên nhà tuyển dụng phải mạnh mẽ khẳng định sự đáp ứng, qua đó thu hút ứng viên tới phỏng vấn. Nếu ứng cảm thấy ứng viên chưa phù hợp với tổ chức mình thì có thể gợi mở thêm nhu cầu cho ứng viên và giới thiệu đến các đối tác thành viên mà mình cảm thấy nhu cầu của 2 bên có thể hợp tác được với nhau.
d. Bước 4: Thu hút ứng viên đến tham gia phỏng vấn
Bước này là bước quan trọng quyết định đến việc thu hút ứng viên tiềm năng. Nhân viên thực thi cần phải giữ đúng phong độ như lúc ban đầu, duy trì sự tự tin và làm cho ứng viên phải giữ được niềm tin cho tới giây cuối của cuộc đối thoại. Như vậy thì quá trình thu hút ứng viên bằng kịch bản gọi điện trong tuyển dụng đã thành công.
 
2.2. Xây dựng kịch bản gọi điện thực tiễn
Bước 1: Xây dựng kịch bản chủ quan
Trước hết, cần biết kịch bản chủ quan là gì? Thật vậy, kịch bản chủ quan là một quá trình diễn biến tâm lý của ứng viên và nhà tuyển dụng trong một cuộc gọi điện thoại được xây dựng dựa trên nhận thức chủ quan của một hay nhiều cá nhân.
Bước 2: Chỉnh sửa trên thực tiễn
Trong quá trình sử dụng kịch bản chủ quan để gọi điện ứng viên đến tham gia ứng tuyển. Ở bấy kỳ bước nào trong quy trình thu hút đều có thể có các tình huống phát sinh. Khi đó, nhóm xây dựng kịch bản sẽ ngồi lại với nhau để đưa ra phương án giải quyết tối ưu nhất cho những tình huống phát sinh và bổ sung, chỉnh sửa kịch bản gọi điện chủ quan theo thực tiễn.
Bước 3: Hoàn thiện kịch bản trên thực tiễn
Sau khoảng thời gian 1 tháng sử dụng kịch bản chủ quan, thu thập và giải quyết các tình huống phát sinh, sau đó chỉnh sửa và bổ sung kịch bản chủ quan theo thực tiễn thì ta dần dần hoàn thiện được kịch bản trên thực tiễn. Một kịch bản gọi điện chỉ được coi là:” Kịch bản gọi điện thực tiễn” khi tỷ lệ tham gia ứng tuyển của ứng viên sau mỗi cuộc gọi là 100%. Nếu làm đúng theo kịch bản, mà không đạt mục tiêu với 7 ứng viên trong một buổi gọi điện thì cần phải xem xét và sửa lại kịch bản xương sống. Đến khi nào đạt mục tiêu, 100% ứng viên tiếp nhận cuộc gọi đến tham gia ứng tuyển thì khi đó kịch bản gọi điện được coi là:” Kịch bản gọi điện thực tiễn”
Bước 4: Rèn luyện theo “Kịch bản gọi điện thực tiễn”
Ở đây, thái độ là yếu tố quan trọng và quyết định đến kết quả quá trình thu hút nguồn nhân lực. Khi rèn luyện gọi điện theo:” Kịch bản gọi điện thực tiễn” thì tâm lý người gọi điện sẽ vững, tự tin, lúc này người gọi sẽ chủ động hơn, linh hoạt hơn và thể hiện thái độ tốt sẽ làm cho ứng viên có được niềm tin đối với những thông tin mà người sử dụng kịch bản truyền đạt. Khi đó, nhà tuyển dụng sẽ đạt được mục tiêu trong quy trình thu hút nguồn nhân lực.
 
3. Hiệu quả sử dụng kịch bản gọi điện trong tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp
Hiệu quả sử dụng kịch bản gọi điện trong tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp được thể hiện qua các bảng số liệu và việc so sánh số liệu trước và sau khi sử dụng kịch bản gọi điện như sau:
Trên thực tiễn hiệu quả của việc sử dụng kịch bản tăng lên rõ rệt. Ngay từ đợt thống kê đầu tiên sau khi sử dụng kịch bản cho thấy hiệu quả tăng lên đáng kể so với lúc chưa có kịch bản thể hiện ở tỷ lệ cuộc nhận lời tăng lên từ 31,91% đến 48,75%, tương tự như thế các tỷ lệ khác đều tăng lên. Ngoài ra, do kịch bản luôn được sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện theo thực tiễn nên tỷ lệ cuộc gọi nhận lời tăng lên rõ rệt qua các giai đoạn thống kê từ 48,75% đến 82% và lên tới 91,53%; tương tự như thế tỷ lệ người chủ động xác nhân mail, tỷ lệ xác nhận sẽ đến sau lần gọi thứ 2, tỷ lệ người tham gia, tỷ lệ được chọn đều tăng lên theo các giai đoạn thông kê.
 
4. Kết luận
Như vậy, với cơ sở lý luận trong tuyển dụng dựa vào mô hình:” Người bán hàng thực tiễn” và khung kịch bản gọi điện đã được trình bày, cùng với đó là số liệu thực tế thể hiện hiệu quả của phương pháp thu hút mới trong tuyển dụng nhân lực như ở trên. Tôi hi vọng rằng, bài viết này sẽ giúp cho những nhà tuyển dụng nói chung và các công ty vừa và nhỏ nói riêng có một cái nhìn mới, một cách làm mới trong hoạt động tuyển dụng nguồn nhân lực của tổ chức của mình để có được đội ngũ nhân lực có năng lực tham gia cùng góp phần hướng đến mục tiêu và phát triển tổ chức.
Tài liệu tham khảo: Nghiên cứu: “Người bán hàng thực tiễn” – Tác giả lê Anh Minh
 
Để tham khảo khung và kịch bản thực tiễn độc giả vui lòng để lại thông tin bằng cách comment dưới bài viết này.

 

Bài viết của tác giả Nguyễn Huyền đăng trên “Kỷ yếu ngày nhân sự Việt Nam 2016”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *