Cách thức tạo ra Quy trình trong Doanh nghiệp

Tôi rất thích định nghĩa về quy trình là “viết lại những gì mình làm và làm đúng những gì mình viết”. Để doanh nghiệp hoạt động có hệ thống, trước hết cần xây dựng quy trình tiêu chuẩn. Sau đó sẽ hoàn thiện trên thực tế khi ứng dụng trong các hoạt động thực tiễn.

 
Khi biết tôi tới Phnong Penh chị bạn khuyên tôi không nên đến thăm Trung tâm thảm sát Choeung_Ek. Những gì ảm ảnh trong gần nửa năm sau là điều khiến bạn tôi đưa ra lời khuyên như vậy.
Nhưng chúng tôi đã không làm như vậy … và quả thực sự ám ảnh còn hơn rất rất rất rất… nhiều lần so với sự hình dung ban đầu của chúng tôi. Nhưng một điều chắc chắn nếu tới Phnong Penh đừng bỏ qua thăm Choeung Ek.
Một điều đặc biệt ấn tượng là hệ thống quy trình ở đây, họ xây được một hệ thống không có nhân viên nhưng khách có thể tự thăm quan, cảm nhận và tự động giới thiệu những khách hàng mới. Một doanh nghiệp để phát triển bền vững chắc chắn cần một hệ thống những quy trình như vậy.
 
Bản chất cấu tạo một doanh nghiệp có 5 phần: Sản phẩm dịch vụ, thị trường, quản trị, nhân sự, tài chính. Phần quản trị được hiểu là giúp cho doanh nghiệp tổ chức hệ thống, nó sinh ra các quy trình giúp doanh nghiệp vận hành và phát triển. Ví dụ đó là các quy trình đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, đảm bảo chắc chắn bán được hàng, tài chính hay nhân sự …
Tôi rất thích định nghĩa về quy trình là “viết lại những gì mình làm và làm đúng những gì mình viết”. Để doanh nghiệp hoạt động có hệ thống, trước hết cần xây dựng quy trình tiêu chuẩn. Sau đó sẽ hoàn thiện trên thực tế khi ứng dụng trong các hoạt động thực tiễn. Mỗi quy trình thực tế đều là các đầu việc và phải mang lại một kết quả nào đó, kết quả này có thể là những kết quả chính xác, có dung sai hoặc cũng có thể mang tính rủi ro.
 
Có 2 cách để tạo ra một quy trình:
 
1. Nghiên cứu và xây dựng
1.1: Xác lập mục tiêu
1.2: Xây dựng chủ quan
1.3: Chạy thử và hoàn thiện trên thực tiễn. Nếu đúng thì ghi lại, nếu sai thì tiếp tục hoàn thiên đến khi đúng
 
2. Quy trình đã sẵn có
Doanh nghệp đang làm nhưng chưa ghi lại: Ghi chép lại thành quy trình cụ thể
Doanh nghiệp chưa làm nhưng lại có rồi (ai đó đã làm rồi): Học hỏi và đóng gói quy trình sau đó rèn luyện làm chính xác.
 
Các bước xây dựng quy trình:
1. Các bước thực hiện;
2. Mục tiêu cho từng bước;
3. Phương pháp thực hiện cho từng bước để đạt mục tiêu;
4. Nguồn lực: Cần những nguồn lực gì để đạt mục tiêu cho từng bước;
5. Tài liệu: Những tài liệu dành cho từng bước;
6. Ai làm và cần tiêu chuẩn năng lực gì.
 
Tôi sẽ chia sẻ kỹ hơn về hệ thống quản trị trong một bài viết sau này.
 
Độc giả có thể đọc thêm các bài viết về chủ để Doanh nghiệp Phát triển bền vững tại đây.
 

HRNguyen

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *