Skip to content

10 MẸO NHỎ ĐỂ MỘT CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN HIỆU QUẢ

Nhu cầu họp trực tuyến đã có từ rất lâu, với những tổ chức có nhiều văn phòng ở các vị trí địa lý khác nhau hoặc các nhân viên làm việc tại các địa điểm khác nhau thì các cuộc họp trực tuyến đã trở thành một công việc hết sức bình thường “như cân đường hộp sữa” của tổ chức.

🕷️ Đến khi dịch Covid19 bùng phát thì nó đã trờ thành một nhu cầu thiết yếu cho làm việc của tổ chức bởi tính ứng dụng vượt trội của nó so với những cuộc họp offline vẫn đang diễn ra. Ưu điểm của những cuộc họp trực tuyến là không có giới hạn thời gian, không gian, vẫn có thể tương tác như offline từ việc trao đổi, chia sẻ tài liệu hay như việc tổng hợp “biên bản” cuộc họp chỉ bằng việc ghi lại video về cuộc họp.

💻 Tuy nhiên việc hội họp hay trao đổi trực tuyến cũng có những thác thức riêng. Đầu tiên là thách thức về việc thay đổi thói quen, việc sử dụng chúng ta đã quá quen với việc trao đổi và làm việc offline là không dễ dàng thay đổi. Ngay cả khi việc trao đổi online là bắt buộc như trong đại dịch Covid thì với nhiều người việc thay đổi thói quen không phải dễ dàng và có thể dẫn tới hiệu quả làm việc giảm đi. Nhưng có lẽ thách thức lớn nhất giữ cho mọi người tham gia tập trung và quan tâm đến cuộc họp khi mà không thể nhìn và nghe rõ ràng tất cả mọi người giống như việc tương tác trực tiếp.

▶️ Vậy điều gì sẽ làm các cuộc họp này trở nên hấp dẫn và hiệu quả hơn. Liệu chúng ta cần sáng tạo ra điều gì đó khác biệt hay áp dụng những quy tắc cho các cuộc họp trực tuyến? Hãy thử tham khảo một sốmẹo nhỏ sau để nâng cao tính hiệu quả của các cuộc họp trực tuyến.

1️⃣ Sử dụng phần mềm làm việc cộng tác (Collaboration Software)

Một phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp cho người tham gia có những trải nghiệm tốt hơn. Các phần mềm làm việc cộng tác chuyên dụng sẽ khiến một buổi họp online gần gũi hơn với những gì đang làm offline (để dễ dàng thay đổi thói quen sử dụng). Bên cạnh đó nó cũng nâng cao hiệu quả bằng các tính năng làm việc cộng tác như quản lý các cuộc trò chuyện, cho phép người tham gia đặt câu hỏi, ghi lại nhận xét và tin nhắn … để giúp mọi người theo dõi cuộc họp một cách dễ dàng. Một số phần mềm đang phổ biến ở Việt Nam như Webex, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype for Bussiness…

2️⃣ Nội dung và lịch trình rõ ràng

Tổ chức một cuộc họp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng, nhưng một cuộc họp trực tuyến lại cần nhiều nỗ lực hơn, đặc biệt là các khâu chuẩn bị trước khi họp. Vì vậy để tránh lãng phí gian và không có những thời điểm “chết” trong cuộc họp cần một chương trình làm việc được lập kế hoạch trước và xác định rõ ràng. Chương trình được gửi tới những người tham gia trước cuộc họp sẽ giúp trong việc chuẩn bị thông tin và đóng góp nhiều ý kiến hơn trong cuộc họp.

3️⃣ Khởi động khi bắt đầu

Đối với một cuộc họp trực tuyền thì việc khởi đông ban đầu là rất quan trọng, đây là giai đoạn “phá băng” giữa những người tham gia, nó xóa bỏ rào cản giữa mọi người, tạo ra một bầu không khí sôi nổi và tích cực khi bắt đầu. Việc khởi động khiến người tham gia cảm thấy hứng thú và sẵn sàng đóng góp ý kiến nhiều hơn. Trong phần khởi động có thể sử dụng những câu hỏi, câu đố hoặc thứ gì đó thú vị như một trò chơi ảo (sẽ tuyệt vời hơn nếu có thêm các phần quà nho nhỏ). Bạn có thể thực hiện việc “phá băng” này tại một vài thời điểm trong cuộc họp trực tuyến.

4️⃣ Giới thiệu mọi người

Việc giới thiệu tuy đơn giản nhưng là cần thiết để nâng cao sự tương tác. Cách tốt nhất là để mọi người nói và hiển thị video, nếu không hãy đưa hình ảnh của những người tham dự lên mà hình chính. Nó cá nhân hóa này sẽ khiến những người tham gia khác nghe thấy, nhìn thấy và tính sẵn sàng tham gia vào thảo luận sẽ cao hơn.

5️⃣ Hình ảnh thú vị, hấp dẫn và vui nhộn
Do không có sự tương tác nhiều bằng ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt… mà tất cả đều tập trung trên màn hình, vì vậy chẳng ai thích thú một slide “tĩnh” theo kiểu truyền thống. Chính vì vậy việc sử dụng những hình ảnh hay hiệu ứng thú vị, hấp dẫn và vui nhộn sẽ tăng sự chú ý và hững thú với những người tham gia hơn. Một lưu ý là những hình ảnh phải phù hợp với đối tượng và nội dung, nếu đường truyền tốt và một phần mềm “xịn sò” thì việc trình chiếu những video cũng là một giải pháp có thể sử dụng.

6️⃣ Tăng sự tương tác

Rủi ro lớn nhất của một cuộc họp trực tuyến là sự tẻ nhạt, vì vậy hãnh làm cho nó trở nên thú vị bằng cách tạo ra sự tương tác. Có nhiều cách để tăng sự tương tác này, đơn giản nhất là sử dụng hình ảnh, video sinh động để cuộc họp trở nên sôi động hơn. Người tham gia cũng có thể trả lời các câu hỏi/câu đố, chơi một trò chơi xoay quanh chủ đề cuộc họp hoặc thực hiện một cuộc khảo sát để tìm kiếm ý kiến đóng góp của người tham gia. Bạn cũng có thể yêu cầu họ động não về chủ đề đang được thảo luận thông qua trò chơi đố ảo hoặc thẻ nhớ.

7️⃣ Những câu chuyện phiếm

Những câu chuyện, trao đổi nho nhỏ sẽ giúp cảm thấy mọi người được kết nối. Một câu chuyện không liên quan đến chủ đề hoặc một câu chuyện cười khiến mọi người thư giãn và thay đổi không khí sẽ người tham gia thu hút và tập trung lại vào cuộc họp hơn. Những câu chuyện này có tác dụng giúp đầu óc nghỉ ngơi nhanh chóng và người tham gia cảm thấy thoải mái hơn.

8️⃣ Ngắn gọn và tập trung
Những cuộc họp trực tuyến không nên kéo quá dài, trong những cuộc quá 60 phút thì nên có những thời gian nghỉ giữa giờ hoặc những trò chơi, câu chuyện nho nhỏ để thư giãn. Trong suốt cuộc họp cần bám sát những nội dung và lịch trình đã chuẩn bj ngay từ đầu.

9️⃣ Gửi những ghi chú của cuộc họp
Ghi biên bản cuộc họp kiểu truyền thống sẽ không còn cần thiết. Không ai còn muốn đọc các ghi chú chi tiết liệt kê từng điểm đã được thảo luận trong cuộc họp. Thay vào đó, hãy gửi thông tin những điểm chính yếu và hữu ích cho những người tham gia. Một email ngắn gọn tóm tắt lại những việc đã làm với lịch trình dự kiến sẽ hiệu quả hơn nhiều so với biên bản cuộc họp. Hoặc một cách khác, chúng ta có thể tổng kết lại những điểm chính yếu qua video, các phần mềm hiện tại đều có chức năng ghi lại video các cuộc họp.

🔟 Rút kinh nghiệm và hoàn thiện
Cuối cùng một việc không kém phần quan trọng là xem lại cuộc họp sau khi nó kết thúc. Hãy lấy ý kiến những người tham gia, họ thích nhất và không thích những phần nào, điều gì nên cải thiện để làm cho cuộc họp tốt… Những phản hồi trung thực có thể cải thiện chất lượng của các cuộc họp sau này và góp phần thay đổi thói quen chuyển từ offline sang họp online.

Với những mẹo nhỏ này, sự thất vọng về cuộc họp trực tuyến có thể được loại bỏ và và giúp chuyển đổi văn hóa từ offline sang online cũng như thúc để quá trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp.

HRNguyen

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Designed using Brigsby. Powered by WordPress.